Purchasing

PURCHASING ADALAH? 

Di zaman digital saat ini, sebagian besar individu sudah mulai menggunakan internet dan teknologi digital untuk belanja barang atau jasa yang diinginkan. Ditawarkannya kemudahan dan dapat di akses dimana saja menjadikan nilai tambah yang bermanfaat untuk pelanggan & perusahaan. Salah satu proses yang telah mengalami perubahan adalah proses purchasing. Digitalisasi membawa proses purchasing berevolusi menjadi e-purchasing.

Walaupun istilah ini di Indonesia masih di bilang cukup baru dan identik dengan pembelian pengadaan barang atau jasa yang berkaitan dengan pemerintahan. Di luar Indonesia, e-purchasing tidak hanya digunakan dalam pemerintahan, tapi juga oleh masyarakat biasa. Untuk lebih mengenal pembelian secara elektronik ini, berikut pembahasan secara lengkap.

PURCHASING ADALAH – DEFINISI & TANGGUNG JAWAB

Sebelum mengenal apa itu e-purchasing, ada baiknya mengenal terlebih dahulu mengenai purchasing. Dalam bahasa Indonesia, purchasing memiliki arti pembelian yang dalam suatu organisasi berarti suatu proses pemesanan barang atau jasa untuk digunakan dalam melancarkan kegiatan operasional.

Biasanya purchasing memiliki SDM (Sumber Daya Manusia) tersendiri. Perannya adalah melakukan pembelian yang diminta oleh divisi lain dalam perusahaan. Tidak hanya itu, purchasing juga bertanggung jawab atas barang atau jasa yang dipesannya. Berikut beberapa tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh purchasing:

1. Purchasing Menerima dan menganalisis kebutuhan perusahaan

Purchasing wajib menerima perminataan pembelian, selama memang untuk kepentingan operasional perusahaan. Namun, sebaiknya purchasing menganalisis kembali apakah barang atau jasa tersebut memang benar dibutuhkan, atau hanya digunakan untuk kepentingan pribadi.

2. Departemen Purchasing Menganalisa & Memilih Supplier & Vendor

Mencari dan menentukan supplier juga merupakan tugas dari purchasing. Mereka harus memiliki data-data supplier yang sesuai dengan kualitas perusahaan dan sesuai dengan harga di dalam anggaran. Pemilihan supplier bisa melalui proposal yang ditawarkan, iklan, atau atas saran orang lain.

3. Tim Purchasing Melakukan Pemesanan Pada Supplier

Untuk pemesanan harus membuat formulir purchase order. Sebaiknya formulir tersebut harus dibuat beberapa rangkap, guna menjadi arsip bagi beberapa bagian. Nantinya ini akan menjadi bukti bahwa perusahaan pernah atau sedang melakukan pemesanan barang atau jasa tersebut.

4. Staff Puchasing Memantau Pengiriman Barang

Tidak hanya sampai disitu, tetapi selama masa pengiriman, bagian purchasing juga harus memantau lokasi barang atau jasa tersebut hingga sampai di gudang perusahaan. Apabila yang dibeli adalah jasa, maka tim purchasing harus memastikan bahwa pekerjaan selesai sesuai kontrak.

5. Bagian Purchasing Memeriksa Kualitas Barang Pesanan & Pekerjaan

Setelah barang sampai, maka purchasing wajib memeriksa produk yang dipesan. Harus dipastikan apakah sesuai dengan pesanan (jumlah dan kualitas)? Apakah ada cacat produksi? Jika ada yang tidak memenuhi syarat sesuai dengan PO maka, purchasing bisa meretur demi menjaga kualitas.

6. Staff Purchasing Membayar Faktur

Pembayaran bisa dilakukan dengan cicilan atau tunai, tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Purchasing bertugas untuk melunasi pembelian tersebut hingga lunas, sehingga skill dalam komunikasi untuk staff purchasing itu penting.

Purchasing merupakan kegiatan pembelian yang dilakukan secara manual. Prosesnya bisa melalui email, telepon dan lainnya. Kelemahan dari sistem ini adalah bagian purchasing harus terus menerus melakukan kontak dengan supplier mulai dari pemesanan barang hingga barang sampai ditempat. Tentunya hal ini juga akan meningkatkan biaya dan tidak efektif. Apalagi jika pembelian yang terjadi bisa lebih dari satu transaksi.

Kelebihannya adalah dapat menjalin hubungan yang lebih akrab dengan supplier. Tetapi kelebihan ini terkadang menjadi boomerang. Sebab mungkin saja pihak supplier akan merasa terganggu, mengingat pemesanan tidak hanya oleh 1 atau 2 perusahaan saja.

Sumber :

https://promise.co.id/purchasing-adalah-definisi-e-purchasing/

Sumber foto :

https://www.dreamstime.com/illustration/purchasing.html